En quoi consiste l’archivage en entreprise ?

Dans votre entreprise, les papiers se multiplient, entre ceux qui concernent votre personnel, vos fournisseurs, vos commandes, votre comptabilité… Vous avez parfois besoin de retrouver un papier et il faut que cela puisse être fait rapidement. C’est sur cela que l’archivage joue un rôle capital qui peut être assuré par une société d’archivage. Voici en quoi consiste leur travail.

Les documents à conserver

Même si certains dossiers sont clos ou que vous ne travaillez plus avec certains clients ou fournisseurs, vous ne pouvez pas tout jeter. En ce qui concerne votre société, vous devez conserver tous les documents qui concernent son organisation comme la comptabilité, les documents sur la gestion de votre personnel, de vos fournisseurs, de vos clients… mais aussi toutes les données dont vous avez besoin pour les organismes sociaux et les impôts. En cas d’audit, vous aurez également un ensemble de documents à fournir et tout cela durant toute la durée de vie de votre entreprise. Ils pourront vous être aussi utiles en cas de différends.

Ainsi, on peut répertorier les documents à archiver en trois grandes catégories en foncions de leur utilité et de leur durée de conservation :

  • Les dossiers dits vivants qui sont ceux contenant toutes les informations utiles sur l’entreprise et qui peuvent d’ailleurs être conservés dans un bureau car vous avez souvent à les consulter. Ce sont les archives courantes.
  • Les dossiers clos qui sont les archives intermédiaires. Ils sont conservés durant leur durée légale et peuvent être consultés facilement en cas de litige.
  • Les documents à valeur historique qui sont conservés de façon définitive. Ils retracent l’histoire de l’entreprise.

En quoi consiste un archivage exactement ?

L’archivage consiste à ranger l’ensemble des documents de votre entreprise et de les trier en adoptant un classement logique qui vous permette de retrouver facilement tous les papiers dont vous avez besoin. C’est aussi une solution de conservation de ces documents tout en assurant leur sécurité car tout le monde ne doit pas y avoir accès. Une fois ceux-ci bien rangés, il est également plus facile de pouvoir les communiquer.

De plus, il faut un support qui permette de conserver les documents en bon état. En cas de contentieux ou de contrôle, vous devrez les fournir, toute dégradation doit donc être évitée.

Vous pouvez archiver vos documents sous-forme papier comme sous forme numérique. Il faut alors numériser vos documents et les conserver sur un système informatique.

Tout ce travail peut prendre beaucoup de temps et vous demander une organisation que vous ne maîtrisez pas. C’est pourquoi il peut être judicieux de faire appel à une entreprise d’archivage qui s’occupera de toutes ces opérations.

Des normes à respecter

Archiver est une opération qui ne s’improvise pas, il faut en effet connaître et respecter certaines normes et notamment la norme ISO 15489 qui garantit des plans de classement efficaces et respectés. De plus, le calendrier des archives doit être respecté. En effet, certains documents comme des factures n’ont pas besoin d’être conservés à vie mais durant quelques années seulement. Archiver c’est donc aussi détruire les documents lorsqu’ils n’ont plus aucune utilité.

Cette norme garantit aussi une sécurisation de vos données. Ils ne doivent être accessibles qu’aux personnes à qui vous en donnez l’accès.

Cette norme peut être complétée par d’autres comme l’ISO 22310 qui réglemente la rédaction des documents officiels et l’ISO 23081 qui encadre l’enregistrement des données.

Avoir un archivage en bonne et due forme qui respecte chacune de ces normes est indispensable pour une entreprise.

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