Travailler en tant que freelance à l’étranger offre une grande liberté ainsi que de nombreuses opportunités. En effet, cela permet de profiter d’horaires extrêmement flexibles et de paiements suivant des standards internationaux intéressants. Cependant, ces avantages s’accompagnent de responsabilités administratives et fiscales spécifiques. Il convient notamment de bien connaître les régulations liées à la facturation afin de rester conforme. Voici un tour d’horizon sur les aspects fiscaux, administratifs et techniques de ce sujet.
Les spécificités fiscales de la facturation à l’étranger
La facturation internationale implique des particularités fiscales qu’il importe de comprendre pour éviter des erreurs pénalisantes. Elles peuvent se catégoriser en trois points, notamment :
- Les conventions fiscales internationales ;
- L’importance de la résidence fiscale ;
- La TVA dans un contexte international.
Les conventions fiscales internationales
Pour éviter la double imposition, de nombreux pays ont signé des conventions fiscales bilatérales. Ces accords déterminent lequel d’entre eux doit taxer vos revenus. Si vous êtes résident fiscal dans un pays et que vous facturez un client situé dans un autre, ces conventions serviront à clarifier vos obligations. Vous pouvez consulter un conseiller à cet effet. Renseignez-vous aussi sur les formulaires nécessaires, comme le certificat de résidence fiscale, généralement exigé pour bénéficier des avantages des conventions fiscales. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à vous rendre sur ce guide de Prium Portage.
L’importance de la résidence fiscale
Votre résidence fiscale détermine où vous devez déclarer vos revenus et payer vos impôts. Si vous travaillez à l’étranger, plusieurs critères, comme la durée de séjour ou le centre de vos intérêts économiques, influencent ce statut fiscal. Vous devez examiner les règles de votre pays d’origine et de votre pays d’accueil pour éviter toute ambiguïté.
La TVA dans un contexte international
La question de la TVA dépend également de plusieurs facteurs à l’instar de votre statut, votre pays de résidence fiscale et la localisation de votre client. Dans l’Union européenne, par exemple, les règles sur la TVA diffèrent selon que votre client est une entreprise ou un particulier. Si vous facturez une entreprise située dans l’UE, vous n’appliquerez pas de TVA grâce au mécanisme d’autoliquidation. Il faudra indiquer sur la facture les numéros de TVA intracommunautaire des deux parties.
Quand vous facturez un particulier situé dans l’UE, vous appliquez la TVA du pays de votre résidence fiscale. Pour les clients situés hors de l’UE, les prestations de services restent exonérées de TVA. Vérifiez néanmoins à chaque fois les règles spécifiques du pays du client.
Les outils et méthodes pour facturer vos clients à l’international
Certains outils vous simplifient la facturation de vos prestations à l’international. Parmi les options populaires, on distingue :
- QuickBooks : Idéal pour gérer les tarifications en plusieurs devises, suivre les paiements et calculer les taxes.
- Zoho Invoice : Permet de personnaliser les factures et de gérer des clients internationaux avec une interface intuitive.
- Facture.net : Gratuit, il est particulièrement utile pour les petites entreprises et les freelances débutants.
Ces outils génèrent des factures claires et professionnelles, incluant des détails comme la TVA, les devises et les modalités de paiement. En outre, travailler avec un client étranger implique d’ordinaire un paiement dans sa devise locale ou dans une devise internationale comme l’euro ou le dollar. Pour éviter les fluctuations de change, vous pouvez utiliser des services comme Wise ou Payoneer pour convertir vos gains à des taux compétitifs.
Le portage salarial : une alternative avantageuse
Pour simplifier la gestion administrative de votre activité, vous pouvez opter pour le portage salarial. Cette solution vous permet de déléguer la facturation et le suivi des paiements à une entreprise de portage, qui agit comme intermédiaire entre vous et vos clients.
Vous bénéficiez ainsi d’un statut de salarié avec une protection sociale complète (assurance maladie, chômage, retraite) tout en conservant votre indépendance. Les frais de gestion cependant, s’élèvent à environ 5 à 10 % de votre chiffre d’affaires.
Les précautions administratives et juridiques
Au plan juridique, il existe des précautions que vous pouvez prendre pour facturer sans craindre des difficultés de conformité. Déjà, il faut rédiger un contrat clair qui protège vos intérêts en cas de litige. Assurez-vous qu’il précise les détails du service fourni, les modalités de paiement (montant, devise, échéances) et les conditions de résiliation ou de modification.Spécifiez que le droit de votre pays de résidence s’applique, ou optez pour un arbitrage neutre.
Ensuite, pour vos factures, intégrez toujours les mentions obligatoires, telles que :
- Le numéro de TVA ou son équivalent local
- L’adresse et les coordonnées des deux parties
- Les taux de change, si la facture est en devise étrangère
En cas de doute, n’hésitez pas à consulter un expert local ou à utiliser des logiciels de facturation adaptés. Enfin, mettez en place une gestion de haute précision pour votre comptabilité. Conservez toujours vos documents tant sous format numérique que sur papier, en vue de les retrouver en cas de nécessité.