En ce début de 21e siècle, il est important que les entreprises soient en mesure de gérer leurs activités et leurs communications avec efficacité. La gestion des tâches en fait partie essentielle et la technologie fournit aux entreprises une panoplie d’outils qui peuvent faciliter cette tâche.
Outils comme Monday.com, Teamwork, Wrike, Basecamp et Ntask offrent des moyens simples et intuitifs pour organiser les tâches et communiquer plus rapidement.
Mais comment choisir le bon outil de gestion des tâches parmi tous ces logiciels disponibles ?
Dans cet article, nous allons vous donner quelques conseils pour bien choisir votre outil de gestion des tâches.
Etape 1 : définissez vos objectifs
La première chose à faire est de savoir ce que vous voulez accomplir avec votre outil de gestion des tâches. Pourquoi avez-vous besoin d’un tel outil ? Quels sont vos principaux objectifs ? Comment souhaitez-vous améliorer l’efficacité de votre équipe ?
Votre outil doit répondre à vos principales exigences et à vos objectifs de gestion des tâches. Cela signifie que vous devez comprendre comment vos employés travailleront avec le système pour atteindre leurs objectifs.
Par exemple, si vous recherchez un outil qui permet d’attribuer des tâches à différentes personnes dans votre équipe, vous devrez trouver un outil qui permette de le faire en un seul endroit.
Une fois que vous avez défini vos objectifs, vous pouvez passer à la prochaine étape.
Etape 2 : déterminez votre budget
Maintenant que vous savez ce dont vous avez besoin, vous devez déterminer le montant que vous êtes prêt à investir dans un outil de gestion des tâches. Selon votre type d’entreprise et vos objectifs, le prix d’un outil peut varier considérablement.
Les outils peuvent coûter entre quelques euros par mois à plusieurs centaines d’euros par an. Il est donc important de prendre le temps d’examiner le coût et de comparer les différentes options afin de trouver le meilleur rapport qualité-prix.
Si votre budget est limité, vous pouvez envisager d’utiliser un outil gratuit ou une version freemium (une version limitée du produit). Ces outils peuvent vous offrir les fonctionnalités et le support dont vous avez besoin sans avoir à payer trop cher.
Etape 3 : recherchez les fonctionnalités
Une fois que vous avez défini votre budget, vous devez passer à la recherche des fonctionnalités. Les fonctionnalités offertes par les outils de gestion des tâches peuvent varier considérablement d’un produit à l’autre.
De nombreux outils proposent des fonctionnalités telles que les rappels automatiques, la possibilité d’assigner des tâches à des membres de l’équipe, la planification des tâches, le suivi du temps et les outils de collaboration.
Avant de choisir un outil, assurez-vous qu’il propose les fonctionnalités dont vous avez besoin pour réussir votre gestion des tâches. Vérifiez également que le produit est facile à utiliser et à configurer et qu’il dispose d’un support technique adéquat.
Il est également important de vérifier si le produit est compatible avec vos autres outils et applications. Assurez-vous que votre outil de gestion des tâches peut être intégré à votre calendrier, votre compte de messagerie et vos autres outils de productivité.
Une fois que vous avez trouvé un outil qui répond à vos critères et à votre budget, vous êtes prêt à l’essayer.
Choisir le bon outil de gestion des tâches peut être une tâche ardue, mais elle en vaut la peine. Un bon outil peut rendre votre équipe plus productive et vous aider à atteindre vos objectifs.
Pour trouver le bon outil, vous devez commencer par définir vos objectifs et votre budget. Une fois que vous avez établi ces bases, vous pouvez passer à la recherche des fonctionnalités qui correspondent à vos besoins.
Enfin, il est important de vérifier que votre outil est compatible avec vos autres outils et applications, et que le support technique est à la hauteur. Si vous faites tout cela, vous aurez le meilleur outil possible pour gérer vos tâches.