Le partage de documents en équipe est un moyen excellent pour envoyer les fichiers volumineux. Il permet aussi de travailler et de collaborer sur des documents en temps réel. Cependant, il existe des risques liés au partage des fichiers à distance en entreprise. Quels sont les moyens à mettre en œuvre pour optimiser la sécurité des transferts de données ou de documents ?
Choisissez le cloud sur lequel envoyer les fichiers
Un drive ou un cloud informatique permet de stocker les données de manière sécurisée en un seul endroit. Ce dernier est une plateforme sur laquelle tous les collaborateurs peuvent se rendre pour chercher ou ajouter n’importe quel dossier. Il est important de bien choisir son drive en entreprise pour le partage des documents. Il existe des services de drive payants et gratuits. Notez bien que vous pouvez créer votre drive en interne ou utiliser un service externe. Celui de votre choix doit proposer le chiffrement de bout en bout. De cette manière, toutes vos données sont protégées depuis n’importe quel terminal. Elles ne pourront être déchiffrées que par les personnes autorisées à y avoir accès.
Gérez l’accès aux documents et données en interne
Pour sécuriser le transfert de vos données, déterminez le personnel qui peut utiliser votre drive. Par exemple, un collaborateur ne peut pas se connecter à tous les fichiers de l’entreprise, pour des raisons de sécurité. Le service informatique peut vous aider à créer des identifiants aux collaborateurs en fonction des dossiers sur lesquels ils doivent travailler. Ainsi, en utilisant les codes d’accès via le partage de fichiers, les données seront transférées en toute sécurité.
Cette méthode est recommandée surtout si vous avez des équipes mobiles. De plus, vous pouvez faire recours à cela, si vous avez un superviseur qui a accès à tous les fichiers en entreprise. Avec un système d’audit, vous pouvez savoir qui a eu accès à un dossier et à quel moment précis. Cela vous permet d’avoir un œil sur tout ce qui se passe à l’interne.
Faites recours à une data room
Il est aussi conseillé de ne pas partager les dossiers en entreprise par courrier électronique. Évitez au maximum d’utiliser les pièces jointes pour vos transferts de données. L’utilisation d’une data room est plus sécurisée et confortable. En réalité, une data room est comme une banque sécurisée effectuer le stockage et les transferts de données. Cela vous permet d’effectuer des échanges grâce au transfert sécurisé mis en place.
Les données en entreprise sont très précieuses. Pour cela, vous devez vous assurer de les sécuriser avec les technologies disponibles sur le marché.
