Changer d'expert-comptable en cours d'exercice : préavis, lettre de mission et reprise du dossier
Changer d'expert-comptable en cours d'année : préavis de la lettre de mission, résiliation, récupération du dossier, contact confraternel et bon calendrier.
Des délais de réponse qui s’allongent, un interlocuteur qui change tous les six mois, des honoraires en hausse sans service supplémentaire, ou simplement une entreprise qui a grandi plus vite que son cabinet : les raisons de changer d’expert-comptable sont nombreuses. Beaucoup de dirigeants repoussent pourtant la décision, persuadés qu’il faut attendre la clôture de l’exercice. En réalité, un changement en cours d’année est tout à fait possible, à condition de respecter le contrat et d’organiser la transmission du dossier.
Ce que dit la lettre de mission
La relation avec un expert-comptable repose obligatoirement sur une lettre de mission, qui définit les travaux confiés, les honoraires et les conditions de résiliation. Avant toute démarche, retrouvez ce document et repérez trois clauses :
| Clause | Ce qu’il faut vérifier |
|---|---|
| Durée | Mission conclue pour un exercice, renouvelée tacitement ou non |
| Préavis | Délai à respecter, souvent trois mois avant la clôture ou la date anniversaire |
| Honoraires en cas de rupture | Facturation du travail réalisé, indemnité éventuelle, honoraires du préavis |
Si la lettre de mission est muette sur la résiliation, une rupture reste possible, mais dans un délai raisonnable et sans brutalité, faute de quoi le cabinet pourrait réclamer une indemnisation. Pour rappel des points à négocier lors de la signature d’une nouvelle lettre de mission, voir notre guide pour trouver l’expert-comptable qu’il vous faut.
À retenir : un expert-comptable n’est pas un contrat à vie. La seule contrainte réelle est le préavis prévu par la lettre de mission, qu’il vaut mieux respecter que contourner.
Choisir le bon moment
Après le dépôt de la liasse : la solution la plus simple
Changer juste après l’arrêté des comptes et le dépôt de la déclaration de résultat évite le partage d’un exercice entre deux cabinets. Pour une clôture au 31 décembre, la fenêtre idéale se situe entre mai et l’été, à condition d’avoir envoyé la résiliation dans le délai de préavis.
En cours d’exercice : faisable avec une date de bascule nette
Si la situation l’exige, fixez une date de bascule, de préférence en fin de mois ou de trimestre, qui coïncide avec une déclaration de TVA. L’ancien cabinet tient la comptabilité jusqu’à cette date, le nouveau prend le relais ensuite et établit les comptes annuels de l’exercice entier.
Les étapes du changement
- Choisir le nouveau cabinet et obtenir une proposition écrite, incluant les éventuels frais de reprise.
- Résilier la lettre de mission par lettre recommandée avec accusé de réception, en indiquant la date de fin de mission, conformément au préavis.
- Laisser le nouveau cabinet contacter l’ancien : les règles de la profession imposent au nouvel expert-comptable de prendre contact avec son prédécesseur avant d’accepter la mission. Ce n’est pas une autorisation à obtenir, mais une démarche de confraternité qui fluidifie la transmission.
- Régler les honoraires dus pour les travaux effectués jusqu’à la date de fin de mission.
- Récupérer le dossier : documents et pièces de l’entreprise, écritures comptables, derniers comptes et déclarations.
- Transférer les accès : mandat sur l’espace professionnel des impôts, délégations sociales, accès bancaires en lecture, logiciel de comptabilité partagé.
- Signer la nouvelle lettre de mission avant que le nouveau cabinet ne commence à travailler.
La liste des éléments à récupérer
- grand livre, balance et journaux de l’exercice en cours jusqu’à la date de bascule ;
- fichier des écritures comptables au format normé ;
- comptes annuels, liasses fiscales et procès-verbaux d’approbation des trois derniers exercices ;
- déclarations de TVA, de CFE et de CVAE le cas échéant ;
- tableau des immobilisations et des amortissements ;
- suivi des déficits reportables et des crédits d’impôt, y compris une éventuelle créance de carry-back ;
- si le cabinet gérait la paie : registres, bulletins, déclarations sociales et paramétrages.
Astuce : demandez au nouveau cabinet de vous fournir sa propre liste de reprise dès la signature. Il saura exactement ce dont il a besoin pour son logiciel.
En cas de blocage avec l’ancien cabinet
Les règles professionnelles imposent la restitution des documents et pièces qui appartiennent à l’entreprise. Si l’ancien cabinet tarde, relancez-le par écrit en citant la date de fin de mission. En cas de litige sur les honoraires ou la restitution, le conseil régional de l’ordre des experts-comptables propose une procédure de conciliation, gratuite et souvent efficace, avant toute action judiciaire.
Profiter du changement pour remettre à plat ses besoins
Un changement de cabinet est l’occasion de revoir le périmètre de la mission : tableau de bord mensuel, prévisionnel, conseil en rémunération du dirigeant, préparation à la facturation électronique. Arrivez au premier rendez-vous avec vos priorités et vos chiffres clés. Notre prévisionnel simplifié vous aide à poser une base de discussion.
Passer à l’action
Retrouvez aujourd’hui votre lettre de mission et notez la date limite de résiliation. Demandez ensuite deux ou trois propositions à des cabinets adaptés à votre taille et à votre secteur, en exigeant le détail des honoraires et des frais de reprise. Une fois votre choix fait, envoyez la résiliation en recommandé, fixez une date de bascule en fin de mois, et transférez vos accès en ligne le jour même. Un changement bien préparé se fait en quelques semaines, sans perdre une seule échéance.
FAQ
Peut-on résilier la lettre de mission de son expert-comptable à tout moment ? Oui, dans les conditions prévues par la lettre de mission, en respectant le préavis, souvent de trois mois.
L’ancien expert-comptable peut-il refuser de rendre mes documents tant que je n’ai pas payé ? Il doit restituer les documents appartenant à l’entreprise. En cas de litige, le conseil régional de l’ordre propose une conciliation.
Que doit transmettre l’ancien cabinet au nouveau ? Les écritures de l’exercice en cours, les derniers comptes et liasses, les déclarations de TVA, l’état des immobilisations, les déficits reportables et, le cas échéant, les éléments de paie.
Faut-il prévenir l’administration fiscale du changement d’expert-comptable ? Aucune déclaration n’est imposée, mais il faut transférer les mandats et accès en ligne pour ne manquer aucune échéance.
Combien coûte un changement d’expert-comptable ? Les honoraires restant dus à l’ancien cabinet et d’éventuels frais de reprise du nouveau, à négocier dès la proposition commerciale.
Questions fréquentes
Peut-on résilier la lettre de mission de son expert-comptable à tout moment ?
En principe oui, dans les conditions prévues par la lettre de mission. La plupart sont conclues pour un exercice et renouvelées tacitement, avec un préavis de résiliation, souvent de trois mois avant la date de clôture ou avant la date anniversaire. Une résiliation qui ne respecte pas ce préavis peut obliger l'entreprise à payer les honoraires correspondant à la période de préavis. Relisez donc la clause de durée et de résiliation avant d'envoyer votre courrier.
L'ancien expert-comptable peut-il refuser de rendre mes documents tant que je n'ai pas payé ?
Les règles professionnelles imposent au cabinet de restituer les documents et pièces qui appartiennent à l'entreprise, comme les factures, relevés bancaires et contrats. Les travaux réalisés par le cabinet lui-même, comme ses dossiers de travail, ne relèvent pas de la même logique. En cas de désaccord sur les honoraires, il est possible de saisir le conseil régional de l'ordre des experts-comptables, qui propose une procédure de conciliation.
Que doit transmettre l'ancien cabinet au nouveau ?
Au minimum : le grand livre et la balance de l'exercice en cours jusqu'à la date de fin de mission, les derniers comptes annuels et liasses fiscales, les déclarations de TVA déposées, l'état des immobilisations et des amortissements, le détail des déficits reportables et les éléments sociaux si le cabinet gérait la paie. Un fichier des écritures comptables au format normé facilite grandement la reprise dans le logiciel du nouveau cabinet.
Faut-il prévenir l'administration fiscale du changement d'expert-comptable ?
Aucune déclaration spécifique n'est imposée, mais il faut veiller aux accès en ligne : mandat du cabinet sur l'espace professionnel des impôts, délégations pour les déclarations sociales, accès aux comptes bancaires en lecture. Révoquez les accès de l'ancien cabinet et accordez-les au nouveau, afin d'éviter qu'une échéance de TVA ou de déclaration sociale ne tombe entre les deux.
Combien coûte un changement d'expert-comptable ?
Il n'existe pas de frais de transfert réglementés. Le coût vient surtout des honoraires restant dus à l'ancien cabinet pour le travail réalisé et le préavis, et des éventuels frais de reprise facturés par le nouveau cabinet pour intégrer le dossier, reprendre les écritures ou effectuer une révision. Négociez ces frais de reprise dès la proposition commerciale, en demandant qu'ils figurent clairement dans la nouvelle lettre de mission.